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庆典活动类型、策划流程以及注意事项

   现在很多企业都喜欢办庆典,有各种节日、重大事件等情况都会举办的一种庆祝活动.而通过这种活动,给了员工们一次交流锻炼的机会,还可以鼓励员工们的积极性,总之,好处多多.那么,下面我们就来介绍一下庆典活动的几种类型、策划流程及注意事项.

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一、庆典活动的主要类型

1、节庆活动

节庆是利用盛大节日或共同的喜事而举行的表示快乐或纪念的庆祝活动.不同国家甚至同一国家不同地区,都有自己独特的节日.节日又有官方节日和民间传统节日之分.常见的官方节日有元旦、妇女节、消费者权益保护日、国际劳动节、儿童节、国庆节、圣诞节、感恩节、复活节等,民间传统节日有春节、元宵节、清明节、端午节、中秋节等.还有些地方根据自身文化传统、风俗习惯、土特产等,组织举办一些具有地方特色的节庆活动,如北京地坛庙会、湖南的龙舟节、山东潍坊风筝节、德国的啤酒节等.

节庆日是公共关系部门特别是酒店、宾馆等接待服务单位开展公共关系活动的绝好时机.所以,每年6月1日前后,大小商店都会在小孩商品上绞尽脑汁;中秋节前,则会爆发一轮又一轮的月饼大战;五一和十一长假前夕,旅游胜地和饭店就会大张旗鼓地宣传和推介其优质的特色服务.

2、纪念活动

纪念活动是利用社会上或本行业、本组织的具有纪念意义的日期而开展的公关活动.可供组织举办纪念活动的日期和时间有很多,如历史上的重要事件发生纪念日、本行业重大事件纪念日、社会名流和著名人士的诞辰或逝世纪念日;而本组织的周年纪念日、逢五逢十的纪念日及重大成就的纪念日,更是举办纪念活动的极好时机.通过举办这样的活动,可以传播组织的经营理念、经营哲学和价值观念,使社会公众了解、熟悉进而支持本组织.因此,举办纪念活动实际上又是在做一次极好的公关广告.

3、典礼仪式

典礼仪式包括各种典礼和仪式活动,如开幕典礼、开业典礼、项目竣工典礼、毕业典礼、颁奖典礼、就职仪式、授勋仪式、签字仪式、捐赠仪式等.在实际工作中,典礼仪式的形式多样,并无统一模式.有的仪式非常简单,如某个企业办公楼的开工典礼,放一挂鞭炮,企业老总喊一声"开工",仪式便宣告结束;有的仪式非常隆重、庄严,如英国女王登基、国外皇室婚礼及葬礼等,甚至还有一套严格的程序和繁文缛节.

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二、庆典活动策划流程:

1)庆典活动策划:确定来宾及发放请柬;来宾组成:政.府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等.总之,来宾要具有一定的代表性;发放请柬要求:请柬提前7—10天发放.重要来宾请柬发放后,组织者当天应电话致意.庆典头晚再电话联系.

(2)设计庆典活动程序;一般程序:主持人宣布开典;介绍来宾;由组织的重要领.导或来宾代表讲话;安排参观活动;安排座谈或宴会;邀请重要来宾留言或提字.

(3)落实致辞人和剪彩:致辞人和剪彩人分己方和客方.己方为组织蕞高负责人,客方为德高望重、社会地位较高的知名人士;选择致辞人和剪彩人应征得本人同意.

(4)编写宣传材料和新闻通讯材料;列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料,将材料装在特制的包装袋内发给来宾.对记者,还应在其材料中添加较详细的资料,以方便记者写作新闻稿件.

(5)庆典活动策划的接待工作;设置接待室.对所有来宾,都应热情接待,耐心服务;对重要来宾,要由组织领.导亲自接待;他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责.

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三、庆典活动策划注意事项:

庆典活动既是社会组织面向社会和公众展现自身的机会,也是对自身的领.导和组织能力、社交水平以及文化素养的检验.因此,举办庆典活动时,公共关系人员应做到准备充分,接待热情,头脑冷静,指挥有序.一般说来,庆典活动策划应注意以下事项:

(1)确定庆典活动策划主题,精心策划安排,并进行适当的宣传.

(2)拟定出席庆典仪式的宾客名单,一般包括政.府要员、社区负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团.

(3)拟定庆典程序,一般为:签到、宣布庆典开始,宣布来宾名单、致贺词、致答词、剪彩等.

(4)事先确定致贺词、答词的人名单,并拟好贺词、答词,贺词、答词都应言简意赅.

(5)确定关键仪式人员,如剪彩、揭牌、托牌等;除本单位领.导外,还应邀请德高望重的知名人士.

(6)安排各项接待事宜,事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关服务礼仪人员.

(7)可在庆典活动中安排节目,如舞龙等;还可邀请来宾题词,以作为纪念.

(8)庆典结束后,可组织来宾参观本组织的设施、陈列等,增加宣传的机会.

(9)通过座谈、留言形式,广泛征求意见,并综合整理、总结经验.